现阶段无纸化办公条件下的电子档案管理研究

信息技术发展非常快，拓宽了档案管理工作的空间且对档案管理工作提出了非常高的要求。利用现代信息技术促使档案管理工作更好地开展，提高档案管理效率。基于此，有必要分析现阶段无纸化办公条件下的电子档案管理。

一、电子档案与传统档案管理的不同点

（一）归档管理不同。电子档案具有不同的归档方式及时间，相比传统的电子归档管理，差异较大。电子档案在归档时间上，分为两种类型：一种是定期归档，另外一种是实归档。文件形成单位借助网络将档案传至档案管理单位，同时以电子签名形式来签证，接着交由管理人员进行登记处理。纸质文档存在两种归档时间：文档生成后第二年前半年归档，另外一种用作科研部门。

（二）文档的利用方式不同。纸质文档的利用，往往是通过相关手续为读者提供纸质档案原件、自制文件等。上述载体均是借助人眼睛读取而得到，同时这种服务是定向的及定范围的。有所区别的是，电子档通过各种形式直接提供了信息的加工产品，更好地满足读者需求，而电子文档存储在数据存储设备上，无法通过人眼读取来获得，要想切实运用，一定要借助相匹配的电子设备。

（三）保存方式与管理方式的不同。在电子档案管理过程中，它具有许多优点，如传输迅速、节省存储成本等，但也使得安全性变弱。现阶段纸质档案在保管时，需要搞好防霉、防蛀、防火等工作，更进一步开展挽救性质的工作，如复印或微缩。

二、电子文件档案管理现状

（一）电子文档及其归档的重要意义缺少认识。部分单位比较保守，不具有足够的档案意识，未积极主动地应对出现的众多电子档案。档案意识不强，不注重电子文档，对无纸化办公系统进行设计时，缺少专业化的管理部门及人员。

（二）电子档案的法律效力没有明确规定。纸质文件有一定的社会法律效力，纸质文件原本就具有法律凭证性质。而电子文档因为灵活性的特征，要想具有法律效力很困难，现阶段电子文档依然没有较强的法律效力。

（三）信息化档案管理人员素质还需提升。现阶段许多档案管理部门的信息化人才不足；缺少档案管理经验及综合型人才，许多档案管理人员信息化水平偏低，一些管理人员不能娴熟地操作自动化管理系统。

三、现阶段无纸化办公条件下的电子档案管理措施

（一）重视电子文档的重要性，明确归档内容。重视电子文件的管理，保护档案的完整性不受损害，有必要强化电子教学文件归档。在局域网中发布《电子文件归档与管理规范》《档案法》等，积极参与档案法规的宣传工作，让人们高度认识电子文件归档的重要性。增强人们对电子档案管理及归档的意识，调动他们的积极性。归档内容需要明确下列几点：1.归档时间。通常电子档案归档时间包括两种：一种是年度归档，另外一种是阶段归档。因为涵盖了电子文档的技术环境条件与寿命及技术等一些问题，归档时间在3个月之内。2.归档范围。电子文档的归档范围一般包括文字材料、声音文件及数据文件等，这是保证电子文档质量非常重要的一类因素。3.归档要求。严格遵照归档各环节具体规定，准确给出配套的软硬件环境。4.归档数量。为确保电子文档较高的真实性及可靠性，通常拷贝两套，保存与借阅各1套，即便是网络发布的电子文档，根据需要保存一两套。5.归档方法。通过直接或间接的形式压缩保存最终版本的电子文档，接着刻录在磁、光载体介质上。尽量使用通用标准要求已归档的电子文档；完成归档后，严格测试归档内容。

（二）构建电子文件部门立卷制度，规范归档范围。加大档案管理，提升案卷质量，有必要建立电子文件部门立卷制度，确保归档范围的规范化。构建完善的部门立卷与积累制度，加强法律法规建设，在现行档案法中修正电子档案管理相关条款，以保证电子文件的真实性及可靠性，有效保管档案确保档案不会损毁及遗失。为完善电子档案管理营造轻松和谐的环境，依照法律做事。定期安排专门人员负责整理电子文件搞好建档登记工作。结合电子文件格式的多样化与内容的普遍性，正确充分归档电子文件，保证电子文件归档的完整性。且管理好电子文件质量。在电子文件接收过程中，检查各文件的正常性，保证无机读异常等情况的出现等。及时处置存在的问题。

（三）完善档案法规立法建设。在解决档案法律效力问题上，当法律并未作出明文规定，而电子文件数目较多，这需要我们从下述几个方面明确电子文件向档案转化中的法律问题。首先，认识到电子档案的法律效力。先要认识到电子档案转化程序，通过法律的形式清楚法律给予电子档案的效力，通过效力获得法律认可。通过上述手段，真正保障了电子档案的真实性，为法律效力创造了条件。其次，认识到电子文件管理中档案的价值，在电子文件向电子档案转化过程中，给予档案馆一定的权利。因为档案馆专门负责人类历史的记录工作，为此，档案馆还需担负电子文件的归档及保存的职责，在这方面，法律要作出更明确的规定。再次，认识到电子文件的制作章程及保存手段等，尤以用户在使用中采用电子签名制度。法律及法规一定要明确规定电子档案的保管、提供利用等一些问题，在流程上保证电子档案的客观合法性。

上一篇：办公自动化环境的文书档案管理初论
下一篇：没有了