办公自动化环境的文书档案管理初论

如今，现代信息技术以及通讯技术的发展对自动化办公有着推进的作用。随着信息技术的迅速发展，传统文书档案的管理正在经历着巨大的变革，管理的理念和管理的方法，都将面临极大的考验。办公自动化的技术为文书档案管理带来了全新的尝试，为文书档案管理创造了便捷的条件，同时也对传统的文书档案管理带来了很大的冲击。自动化办公环境下，提高了文书档案管理工作的效率，信息资源得到了极大的利用。然而，自动化技术应用过程中也带有困难与挑战，需要科学的技术措施和管理方式的支撑。

1 办公自动化环境下文书档案管理的特点

1.1 提升档案管理工作的效率

办公自动化的文书档案管理最明显的特点就是高效率的对信息进行处理和对文书进行管理。传统的文书档案管理是人为的收集和整理以及归类，其效率较低，也容易出现失误。但是办公自动化环境下，依靠各类自动化办公软件，达到了信息的自动化处理，这样极大地减轻了人为的工作强度，提升了文书档案管理的工作效率，文书管理也变得更加规范及标准。

1.2 信息有效共享

在办公自动化环境下，文书档案不再使用纸质管理，逐渐走向了电子化管理，传统的文书档案都存放在文件柜中，文书和档案相分离，占据很大的空间，并且查询起来非常困难，利用的程度也是有限的。计算机系统则把纸质的文书档案转变成了电子化的信息资源，并且可以依靠网络系统进行传输，让文书档案管理慢慢走向了一体化，使其在企业间更高效地传输和分享，使文书档案发挥了自身的利用价值和功能[1]。

1.3 文书档案管理越来越规范化

在自动化信息系统地支撑下，系统都是依照统一的标准对文书档案进行规范化的管理，无论是从文件资料的产生再到归档都是依靠自动化系统。在自动化办公环境下，文书档案管理正在渐渐走向规范化。

2 办公自动化环境文书档案管理出现的问题

2.1 文书档案管理脱离自动化系统

近年来，很多企业以及事业单位都还没有将文书档案归纳进办公自动化的系统当中，文件管理和档案管理两个部分是独立工作的，这种管理方式让两者之间脱离，档案管理的信息质量受到了很严重的影响，其真实性也难以得到保证，而且也使文档管理的工作效率变低[2]。

2.2 工作重点有待转移

依据之前传统的文书档案管理，主要是纸质管理为主要，大致的工作内容为给文件编号、给文件归类、给文件归档等。虽然办公自动化的文书管理能够有效地解决这些问题，但是文书档案管理的管理人员在管理时没有并没有把工作重点进行调整，仍然把工作重心放在了给文件编号、归类以及归档上，没有有效地提升自动化办公文书档案管理的工作效率。

2.3 文书档案的保密性有待提升

在自动化环境下，文书档案的信息是处于持续更新的，里面的内容很轻易的就会被无痕迹的进行修改，这使电子文档的安全性受到了极大的威胁。文书档案一直处在更新的状态，也使其稳定性受到了极大的影响。在如今信息技术十分发达的社会，电子版的档案很容易遭受到网络非法技术的盗取，面对极其复杂的网络环境，电子版档案的安全性受到了极大的威胁。

3 办公自动化环境的文书档案管理策略

3.1 文件和档案的一体化管理

文件与档案两者有着极其密切的联系，从某种程度上来说，档案是由许多个文件组成的，文件就是档案的前身，档案就是文件的归总。但是文件与档案又在某些地方有些不同之处，

文件是按照时间的先后顺序整理出来的，文件本身是比较杂乱的，在经过排序整理之后就变成了档案。但是在自动化的系统中，文件档案没有这种明显的界限。两者都是通过有序的排列整理之后进行保存的。在自动化系统管理中，文件与档案的信息都可以用电脑进行搜索，可以使管理工作人员快速找出文件的类别，有效进行资源分享，也是把文件与档案之间相互结合的一种新型方法[3]。

3.2 各个部门进行有机配合

在办公在自动化环境的文书档案管理中，每个文件都是一个单独体，档案都是以文件为单位组成的。每一个文件上都标有作者以及写作日期还有编号等信息并直接入档，不再像传统的管理方式。不需要对文件进行重新分类与整理，在存档之前就要整理出文件的顺序与目录，保存的时候直接依照顺序进行管理就可以了。在这种办公自动化的环境下，出现了一个新名词：电子文件。电子文件的管理必须要进行多方面的协调才能够完成，不只是需要档案管理部门的配合，也需要档案部门与信息技术部门进行共同合作，这些部门缺一不可，相互之间进行有机配合，才可以完成档案管理的工作。

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