浅谈办公室文书档案的收集与归档工作

办公室文书档案记载着社会发展的脚步，其文件对于企业以及社会的发展可以提供基础支持。对于现阶段文书档案的管理工作也应当更加重视，在档案的收集和归档阶段，工作人员的重视程度也应当加强，尽全力的保证文书档案的完整性和真实性，档案立卷的质量提高也需要不断进行，才为档案管理的规范性提供有利帮助，从而在档案的开发和使用上更加的便捷，为企业和社会提供重要的后勤保障。

1 办公室文书档案收集和归档的重要性

文书档案的收集和归档工作是档案管理中的关键组成部分，对于单位的档案管理工作效率和工作质量有直接的关系。具体重要性可以分为以下几点；第一；加强文书档案的收集和归档工作对于档案管理的工作效率能够得到有效提升；第二；文书档案收集和归档主要是收集了企业或单位的发展过程，可以为企业的发展和科学决策提供帮助。例如；企业在某个时间的进行的经营活动，在工作开展中就会产生大量的文件：工程申请、计划申请书、审计报告、谈话记录、审批过程、后勤报表、工程日期决定等等。对于其中产生的文件进行收集和归档，使得所有材料井然有序，更加的规范。如果在后期还有类似活动开展时，能及时查阅以往资料，对于工作的开展提供良好的帮助。第三，决策者能够根据办公室文书档案的收集和归档对企业的经营状况清晰了解，因此收集和归档工作应当引起关注，落实其工作内容，为企业和单位发展提供帮助。

2 办公室文书档案收集和归档工作中发现的问题

就目前来看，办公室档案收集和归档工作中还是存在了一些问题，使得档案管理工作的开展不顺利，对于其中出现问题一一说明。

1）工作重视程度不够以及材料收集不全面。办公室文书档案的收集和归档在实际的操作过程中，材料收集不全面的问题日益显现出来，就是在档案的收集中出现了些没有经过档案人员记录在案的资料，而且还存在着一些档案材料严重丢失的情况。在此之外，还有一些本部分的材料出现在其他部门的现象，凸显了档案收集过程中的水平低、重视程度不够。主要是因为管理人员在收集过程中，对于档案收集的重视性不够，导致办公室文档收集杂乱无章，工程程序多变。

2）材料的收集力度不够。当下，办公室文书档案收集和归档的实际工作中，存在了很多材料收集力度不够的问题，从而对于档案的立卷归档工作起到了负面影响。因为档案管理人员本身的意识薄弱，办公室文书档案管理流程不规范，导致了这一问题的出现。例如，在实际档案管理中，经常会出现档案随意摆放的现象，致使收集的难度增加，使得收集过程中经常敷衍了事。因此有关部分在文件得收集归档工作中，应当设立监督管理岗位，严格得控制工作人员的材料收集和归档工作，使得其到达收集力度得增加，为文件的收集和归档工作提供帮助。除此之外，文件在收集过程中，经常会出现文件材料不完整、单位的落款不清晰等，也是其中关键问题，影响到了档案收集和归档。

3）档案管理人员的专业素质不过关。办公书文书档案的收集和归档实际工作中，经常会有档案管理人员的素质不高的问题出现。首先表现在档案管理人员在实际的收集归档工作中的管理意识缺乏，对于部分的重要文件的标识标注工作没有重视，影响到了整体的文件归档的质量。所以在档案管理的收集工作中，应当对于此类问题重点关注。其次，部分档案管理人员的责任心不够，也对于档案管理质量起到了影响。例如，有的档案管理人员的专业性不强，在收集和归档的过程中对于部分模糊不清不材料没有进行查证，导致了立卷材料的真伪性得不到保障。因此，有关部分必须对于其中问题开展相应的措施，为档案收集和归档正确工作提供保障，以此来提高办公室档案材料的质量提高办公室档案材料的质量

3 办公室文书档案收集和归档问题的应对措施

1）加强对于档案管理人员的培训。一个合格的档案管理人员，不但要具备丰富的档案管理知识，还要具备较强的管理能力。与此同时，更要利用本身的空闲时光进行自我能力的提升，还可以参加当地的档案局档案管理培训中，来不断的提高档案管理能力以及专业水平。另外，单位和企业更要对于档案管理的兼职工作者进行专业知识和业务能力培训，要让兼职管理人员也能够掌握文档收集和归档的范围、了解归档流程、档案的分类、整理、特殊档案进行标准、编号、立卷、妥善保管、借阅管理体系等方式方法，对档案管理工作的质量大有脾益。在档案管理的过程可能会出现形形色色的多种问题，档案管理的工作人员应及时向有关部门反映，并且要求有关部门对于问题进行整改。对于其他部门的人员，也要给予相应的技术指导，为档案管理工作提供了保障，对档案收集的失误能够减少。单位和企业领导和同事们对于档案管理工作也要支持和配合，杜绝在档案收集过程中出现“打太极”的现象，各单位相互协作才能确保文书档案收集和归档工作顺利展开。

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