办公室文书档案的收集与归档工作探讨

1 引言

在一个单位的档案管理工作当中，文书档案收集归纳是一项十分重要的工作内容，并且文书档案的记载方式需要科学合理，可以精准地记录出所有问题是如何来的以及如何得到有效的解决。这在相关部门的发展也占了很大的比例。所以，在新时代当中，企业单位要想在激烈的竞争市场当中有一定的地位，就需要做好文书档案收集归纳工作，保证其真实性以及准确性。

2 文书档案收集归纳的作用

文书档案工作从目前来说，属于国家事业单位大概中一项十分基础的工作内容，也是每一项工作需要展开的关键部分。同时，文书档案工作主要包含的有社会单位以及组织，在特殊的时期之间所发生的各种特殊事情，同时对所有问题的产生原因以及解决方法都有着详细的记录。当事业单位在进行一项决定的过程中，通常情况下，都需要去不断地参考所记录的内容，以此来将决定做到损失最小[1]。因此，这一方面也可以清楚的感受到，文书档案的收集归纳工作如果能够顺利的实施，除了能够给事业单位以后的发展带来积极的影响之外，还可以促进事业单位的进一步发展。

3 企事业单位文书档案收集归纳工作存在的问题

目前，尽管公司文书档案管理相关工作已开始引起越来越多领导人的普遍重视关注，但在一个企业管理单位的实际业务运作管理过程中，还没有完全引起企业足够的高度重视，许多企业文书管理档案或公文资料库都存在严重的结构缺损、损坏等等现象。许多电子企业管理单位对传统企业文字档案的管理重视使用程度还没有很大提高。

3.1 员工对文书档案的管理意识不强

目前，多数大型事业单位档案管理人员已经开始高度重视下属办公室对于文书机构档案的收集管理，但从总体上说来看，办公室对于文书机构档案的收集管理还没有真正实现自己应有的应用价值，从根本上很难分析出其原因，主要可能是由于文书机构档案管理工作人员素质偏低，管理业务意识淡薄，特别是在文书档案信息收集、分类等工作方面不仅存在一些新的问题，而且由于自身档案业务管理能力的严重限制，导致部分大型事业技术单位在文书档案收集分类管理归纳方面工作做得不够好，这也给文书档案信息查询室的工作人员带来了一些新的困扰，需要员工花更多的精力时间在文书档案分类信息的收集获取上。

3.2 单位对文书档案的收集、归档力度不够

现阶段，由于一些事业单位对于档案管理不够高度重视，致使对文书文件档案的整理收集、分类归档工作仍然做得不够，有的事业单位甚至可能出现事业文件档案资料大量缺损、丢失的严重现象。同时，存档处理方式的不科学，造成现阶段缺少了利用计算机数字信息处理技术对数字文书材料进行信息收集整理分类的应用能力。

3.3 文书档案管理方法和技术落后

对于事业单位来说，尽管文书管理工作目前成为现代企业信息网络管理的主要环节之一，但是，对于大多数的事业单位来说，实际上还是使用了过去比较传统的档案管理方式，而长时间下去，文书管理方法技术跟不上时代的发展，采用各种手工归档方式对单位文书相关档案资料进行整理收集、归档，在档案管理工作过程中仍然存在大量工作效率低、管理不力等突出问题。伴随着当代国民经济和科学技术的双重快速发展，档案管理工作出现了许多，新管理问题，内容多种多样，信息数据来源复杂，使现代档案管理者的工作更加复杂化，给现代档案管理工作人员和档案管理者的技术人员带来了新的管理要求，而传统的现代档案管理工作方法又给现代档案管理者的工作发展带来了一定的管理障碍。

4 文书档案收集归纳的策略

4.1 建立健全档案管理制度

为切实加强办公室文书管理档案的检查收集、整理、归档归纳工作，必须加快建立健全文书档案管理工作制度。就目前实际情况分析来看，之所以在企业文书工作档案的整理收集、归档管理过程中总会出现各种困难问题，最直接的主要原因之一就是收集工作档案过程太随意，工作档案内容和具体工作管理方式都完全没有一个系统的工作依据。所以，档案员工将来会需要采用不同的工作方法来进行档案工作，员工档案管理材料将来会受到企业重视。

4.2 采用符合时代要求的文书档案收集、归档方法

随着经济社会的不断进步发展，企业的生产经营项目越来越复杂，人员越来越多，文件管理档案的收集管理也越来越复杂，如果一个企业还采用以前的传统文书档案收集、归档管理方式方法来进行管理这一发展阶段的企业文件管理档案，那就必然已经是完全行不通的。以前，对企业文书以及档案的分类收集、管理都可能是完全停留在表面上，只是把它收集整理得井井有条，没有什么目的性。结果，造成这一管理工作不仅无法充分发挥具体指导作用和实际价值，而且许多非常重要有价值的企业信息数据资源在粗略收集整理的工作过程中会突然丢失，不利于我国企业的持续发展和企业文书资料档案的合理利用。

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