提升企业办公室接待服务能力的思考

办公室作为企业的总办事机构和工作运转的中枢，承担着承上启下、沟通左右、联系内外的重要职能，具有无可替代的特殊地位和作用。办公室工作人员必须紧紧围绕企业中心工作，服务企业改革发展大局，积极探索符合本企业自身特点的新思路和新办法，为实现企业健康持续发展和发展战略保驾护航。而接待工作作为办公室工作的重要组成部分，能够帮助企业建立一个良好的企业形象。

一、办公室接待工作的重要作用

对于通常的办公室接待，人们在工作过程中，将其视为一种一般的后勤工作，只是安排好来访者的饮食、出行等，对于接待工作的实施和开展不予以重视。但随着社会和经济的发展进步，关于企业的办公室接待工作的内涵更加丰富了，涉及相关的政治、经济和企业的文化内容，需要企业各个部门的相关人员不断给予重视，提高工作意识。

首先，关于企业办公室的接待工作，展示的是企业的一种工作作风和工作态度，能够较好地体现企业文化，通过企业自身的优秀文化来感召和吸引来宾。其次，一个良好的接待工作，有利于一个企业对外树立良好的形象，通过接待来实现自我的推销，让更多的人去知道，并且吸引更多的人去了解企业。最后，通过企业良好的接待工作，借接又为企业的发展带来商机，带来一定的经济效益。

二、提升办公室接待服务能力的策略方法

（一）更新观念、传播文化

在新形势下，办公室人员应及时更新观念，充分认识到接待工作是企业看似被动、实则主动的一种广义的公关行为，是企业联系内外的纽带和桥梁。通过接待工作，企业可以展示实力，树立形象，可以积累丰富的关系资源，可以吸引投资、扩大合作，从而推动经济的快速发展。因此，必须把接待工作看作是企业经济工作的一个重要组成部分，而不能仅仅停留在迎来送往、安排食宿的低层次上。做好接待工作不仅是企业长远发展的需要，也是从更高层次上展示企业形象的需要。办公室人员对于每一项接待工作都要高度重视并树立强烈的机遇意识、责任意识，作为一项政治任务来完成；要树立“每一个人都代表企业形象，每一个人的一言一行都是企业文化的折射”的思想意识，保证高质量地完成每一次接待任务。有些来访者可能通过一次热情周到、精心细腻的造访，就可以感受到企业良好的精神风貌、浓厚的文化氛围和高水平的服务，从而留下良好的印象达成更多的合作。

（二）突出精细化流程

相对于其他工作的性质来讲，企业办公室接待是一个没有固定模式、随时随地都变换着服务方式的工作，要想使得精细化管理在接待工作中发挥出更大的作用，接待人员就要根据适时情况做到随机应变、查漏补缺，促进接待工作更加深层次的精细化。详细一点来讲，在会议室管理方面，要保证会议室的桌椅、连接导线、音响、电脑以及灯光等按照既定的标准去拜访，诸如烟灰缸、水杯、毛巾、果盘以及牙签等会议室所需要的小物件的摆放也要按照相关的制度标准，尤其是要注意会议室的卫生，保证会议室空气的清新，尽可能在更大的程度上为人们提供一个舒心、温暖的会议空间。

在平时的工作之余要将单位每次常规会议的参会人员、物品准备、座次和主办单位等详情进行备案，以便使得会议的准备工作效率不断提高。在接待管理方面，可以尝试根据实际情况，制定《接待服务手册》的方式，将来客住宿房间、日程安排、宾馆指南、天气预报以及就餐时间和地点等内容显现出来，方便来访者和相关的工作人员及时地了解和掌握自己所需要的最新信息以及议程安排等，在细节中彰显出整个单位的精细化服务品质。

（三）及时全面、翔实有效地做好接待总结

接待工作完成以后，要进行总结并分析接待中的每一个地方。哪些地方做得完美无缺，最让来访者满意，要继续保持并不断创新进取，哪些地方做得不好导致问题的出现，当时的紧急处理方法是否到位，正确做法是什么，都要及时做出总结并形成纸面记录，以便持续改进，不断创新，提高服务质量，提升服务水平，确保今后的接待工作高质量、高水平。

最后要做好接待资料的归档工作。很多重大的接待活动忙完以后就忘了，必须及时登记好时间、地点、来访者、来访事由、接待领导等事项，与接待计划、接待的图像视频一起保存并做好标识，年底归档。接待工作会耗费大量的精力，但这是必须要付出的，而且这也同样会得到回报。它不像企业的经营活动，能够产生直接的利润，但对于一个具有国际影响力的大型企业来说，接待能够提高知名度，扩大影响力，能够加强贸易合作，间接产生经济效益和利润。所以说接待是企业的重要工作，必须提高重视程度。

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